复印机作为通用型办公设备，已经成为一个企业或办公室提高工作效率和改善人员工作条件的重要武器。但是，不能忽略的是：复印机不是生产设备，它的工作并不会直接产生经济效益和实际收入。而在使用过程中，又必须付出耗材与维修保养等后期投入费用。随着工作量的增多，使用成本也会自然而然的随之上升，对于一个现代化的追求高效率低强度工作方式的企业，选择一款适合自己企业实际情况的复印机就成为了必须考虑的问题。
如今的市场上复印机竞争非常激烈，知名的大品牌主要有佳能、理光、美能达、松下、夏普、东芝、施乐等，而象国内的联想等厂家近期也开始OEM其自有品牌的复印机进入了复印机的市场，使得竞争越发残酷起来。
纵观复印机市场，其产品价格差异很大，从高达148800元的高端复印机到只需要几千元的A4纸型复印机都有，造成价格差异的原因则主要在于复印机的复印速度、复印效果、幅面大小和复印功能以及其提高工作效率减低劳动强度的其他附件的区别上。
在现今中国的企业之中，每个企业或办公室由于自身条件、规模和工作情况、工作性质的不同，对复印机的要求也是不一样的，在这种情况下，从众多的各种品牌各种价位和规格的复印机中选择出一台适合本企业的复印机来，就需要参考复印机的各个重要参数性能指标，从多个方面考虑，结合企业本身的实际来选择。
1 、复印速度
复印机的工作速度，直接影响着工作效率的高低，而在实际应用中，大多数复印机的价格则主要随复印机的复印速度而上升。对于一个复印量巨大，要求工作速度和效率的企业来说，复印速度的快慢就成为选择复印机种类的决定性因素，那么购买一台复印速度高，预热时间短，首张复印时间快的复印机就是最好的选择。虽然其前期购买投入比较高，但随着时间的推移，其高昂的价格必然会带来高速度的工作效率。相对而言还是值得的。而对于一些复印量不大，对速度要求也不是很严格的企业来说，购买这样高速度的复印机无疑是一种浪费，选择一台价格不高，速度适应于企业工作量的复印机则是个不错的方案。
2、复印质量
每个人对复印效果的要求都是不一样的，如果一个企业的主要复印工作都在于对一些文稿的处理上，那么就完全没有必要为了高分辨率和高清晰度而投入高额的资金。如今市场上一般的名牌大厂的任何一款主流机型都能够满足普通单位对文稿复印清晰度的要求。但对于那些经常需要复印高质量图片效果文件的企业来说，一台具有高分辨率、高清晰度的甚至有彩色复印功能的复印机则是必要和必须的。
3、复印功能
复印机的功能决定着使用单位的工作灵活程度、适应性以及工作效率的高低和劳动强度的强弱。
A 纸盒容量、分纸功能和连续复印张数：不用说，一个大容量的纸盒和多种的供纸方式，免去了频繁加纸以及人工区分纸张型号的麻烦，使得工作的效率和工作者的劳动强度得到了改善，对于一个注重人员工作环境和工作速度的企业来说，都应该配上一个或多个带有分页功能的大容量纸盒。而高数量的连续复印张数，不仅仅代表着复印机性能的好坏和稳定性，还意味着工作的效率将得到显著的提高。
B 自动输稿器：许多大型企业和一些出版印刷单位，都会有经常需要复印多页不同文件的工作，这样，一个配备有自动输稿器装置的复印机就成为他们的首选。自动输稿器不但免去了人工放置稿子的麻烦工作，还使得复印的东西再不会有由于人为原因而造成的乱页，错页现象，大大提高了工作速度和工作质量，并减轻了直接操作人员的劳动强度。
C 缩放复印、红光效果以及双面复印功能：如今的复印机基本都有50%-200%的缩放复印控制功能，这一功能在实际工作中，则可为使用者降低成本投入并提供更灵活多变的复印效果，而传统的复印机由于感光元件与设计的关系，普遍对红色的原件不敏感而导致复印效果较差，使得许多有红色部分的办公文件不能按照用户需要复印，但最近许多新型的复印机通过各种设计改进而解决了这一问题，如果经常有红色文件需要复印的用户，那么选择有这样功能的复印机则是明智的。在日常实际办公中，很多文件需要双面复印，能够支持这一功能的复印不但可以满足企业的需要，同时也在很大程度上节约了纸张上的开支。
D 纸张幅面大小：对一个企业来说，其复印的文件纸张大小是不一定的，那么复印纸张的尺寸范围越大，其工作的灵活性和适应性也就越高，如果一个企业的办公文件中，除了大量的A4型纸张外，还有许多A3的文件也经常需要复印，这个时候，选择一台能够复印更大型纸张的复印机就成为了一种必要。
4、数码与模拟我选谁
随着技术的发展，复印机也在朝着数码化迈进，最近的市场上，也推出了多款的数码复印机，而对于这种新兴技术，则令不大了解它的消费者感到茫然，首先我们先来看看数码复印机和模拟复印机的区别，传统的模拟复印机是指通过曝光、扫描将原稿的光学模拟图像通过光学系统直接投射到已被充电的感光鼓上产生静电潜像，再经过显影、转印、定影等步骤，完成复印过程的复印机， 而新型的数字复印机则是首先通过CCD（电荷耦合器件）传感器对文件进行曝光、扫描而产生的原稿的光学模拟图像信号，然后进行光电转换，将经过数字技术处理的图像信号输入到激光调制器，调制后的激光束对被充电的感光鼓进行扫描，在感光鼓上产生有点组成的静电潜像，再经过显影、转印、定影等步骤，完成复印过程，这种复印机相对于模拟复印机有着成像速度快，对元件磨损小，图象更加清晰的特点，有的还支持计算机网络控制和储存，但由于是新兴的技术，不可避免的有着这样那样的缺陷和不稳定性，其技术还没有模拟复印机成熟，对于企业用户来说，如果需要着高速、高质量和网络复印功能，选择数码复印机将是不错的想法，而偏重于价格和稳定性时，则应多考虑模拟复印机。
5 、可操作与可维护性
对一个企业来说，如果为了一台复印机而必须再花钱进行对员工的培训使其掌握对复印机的操作和维护方法，绝对不是个好主意，一台优秀的复印机应该具有简单方便容易上手的操作方法。和容易维护的特点；中文的菜单和控制界面，人性化的控制手段，将使企业中的每一个员都可以轻松自如的操作使用它。这不但可以节约企业的培训费用，同时也使用户不会为了一台复印机而另外雇佣人手。
6、外观与噪音
漂亮大方的外观造型反映了一个企业或办公室的气氛和工作理念，而微小的噪音则可改善工作人员的工作环境并减轻其劳动强度。对于一些办公空间狭小的企业来说，重量轻尺寸小的复印机则能为他们节省更多的空间和人工。
7、后期的投入开支和损耗
知道，复印机是消耗品，其硒鼓、载体、墨粉、清洁刮板等许多配件都是耗材，加上纸张的消耗，机器本身的故障，无疑都会产生支出。那么，其各种耗材的质量、价格与使用时间和机器寿命等问题，就是在购买时必须考虑的问题了。而机器的稳定性和质量则关系着用户使用时工作效率。
8、售后服务
的复印机也会有出现问题的情况，这个时候就需要产品厂商良好而及时的售后服务作为工作继续进行的保证。在购买的时候，选择一家售后信誉良好，反应迅速技术力量雄厚的复印机商家就成为重中之重。笔者曾以购买者的身份，走访了多个复印机店家，总的来说，大多数名牌厂家都可以提供一年或十万印张内的质量保证和上门保修服务，少数厂家则可以做到在一年内只要出现任何问题都可以保证其24小时的响应服务，和市内2小时到场，2小时修复的维修服务。但也有一些用户反映，一些小品牌的销售商在购买前拍着胸脯把售后服务说的天花乱坠，但真正到了出问题的时候却处理的令用户非常的不满意，虽然是个别企业行为，但笔者还是建议用户在购买时与销售商签定售后服务的明细条款，以保证自己的复印机买的放心，用的舒心。最后还应该注意的是，对于一些小城市或农村，由于交通的不便，选择一家在全国都有完善的售后服务网络的复印机供应商，则是必要的了。
